I tuoi clienti ti scrivono già su WhatsApp: per chiedere un appuntamento, un prezzo, se sei aperto il sabato. Il problema è quando tutto finisce nello stesso telefono, mischiato con il gruppo della famiglia e la chat del calcetto. Un messaggio si perde, una risposta arriva dopo due giorni, e il cliente nel frattempo ha chiamato qualcun altro.
WhatsApp Business serve proprio a questo: separare il lavoro dal resto e rispondere meglio, anche quando sei impegnato. In questa guida ti spieghiamo come funziona, come si attiva e cosa scrivere, con i messaggi pronti da copiare.
Cos’è WhatsApp Business e quanto costa
WhatsApp Business è un’app separata dal WhatsApp che conosci, fatta da WhatsApp per i piccoli negozi, gli studi e i professionisti. Si scarica gratis da Google Play o dall’App Store.
Per chi ti scrive non cambia niente: il cliente usa il suo WhatsApp di sempre e ti trova come un contatto qualsiasi. La differenza la vedi tu, perché hai in mano degli strumenti in più.
Quanto costa? L’app e tutte le funzioni di base sono gratuite: profilo, messaggi automatici, risposte rapide, etichette, catalogo. Ci sono anche servizi a pagamento facoltativi, come il badge di verifica di Meta o l’invio di messaggi promozionali a tanti clienti insieme, ma a una piccola attività per iniziare non servono.
Differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business
Le chat, le chiamate e i messaggi vocali funzionano allo stesso modo. Cambia tutto quello che c’è intorno:
- Il profilo dell’attività. Con WhatsApp Business chi ti scrive vede nome dell’attività, categoria, descrizione, indirizzo, orari, sito ed email. Con il WhatsApp normale vede solo un nome e una foto.
- I messaggi automatici. Puoi impostare un messaggio di benvenuto per chi ti scrive la prima volta e un messaggio di assenza quando sei chiuso.
- Le risposte rapide. Le risposte che scrivi dieci volte al giorno le salvi una volta e le richiami con una scorciatoia.
- Le etichette. Colori e nomi per dividere le chat: nuovo cliente, preventivo da mandare, da richiamare.
- Il catalogo. Una vetrina dentro WhatsApp con prodotti o servizi, foto e prezzi.
- Il numero. Puoi usare anche un numero fisso, non solo un cellulare.
Come attivare WhatsApp Business, passo passo
1. Scegli il numero
Ogni numero può stare su una sola app alla volta: o su WhatsApp, o su WhatsApp Business. Se il tuo numero di lavoro è già separato da quello personale, usa quello. Se oggi usi un solo numero per tutto, è il momento di decidere quale tenere per il lavoro (ne parliamo più sotto).
2. Scarica l’app
Cerca «WhatsApp Business» su Google Play o sull’App Store. L’icona è verde come quella di WhatsApp, ma con una «B» al centro.
3. Verifica il numero
L’app ti manda un codice per SMS. Se usi un numero fisso, scegli l’opzione della chiamata: una voce registrata ti detta il codice.
4. Completa il profilo
Inserisci nome dell’attività, categoria, una foto riconoscibile (il logo o l’insegna), una descrizione breve, indirizzo, orari, sito ed email. Più è completo, più chi ti scrive si fida.
Se usi già WhatsApp per lavoro
Se finora hai usato WhatsApp normale con il numero dell’attività, puoi passare a WhatsApp Business tenendo le chat. Apri WhatsApp Business sullo stesso telefono, usa lo stesso numero e accetta il trasferimento che l’app ti propone. Prima, per sicurezza, fai un backup delle chat dalle impostazioni di WhatsApp. Trovi tutti i passaggi nel centro assistenza di WhatsApp.
Numero fisso o cellulare?
Se l’attività ha un numero fisso, puoi collegarlo a WhatsApp Business: è la scelta più pulita, perché il cellulare personale resta tuo e i clienti scrivono al numero che conoscono già. La verifica si fa con la chiamata, poi l’app la usi dal telefono come al solito.
Se invece lavori solo col cellulare, ci sono due strade:
- Un secondo numero di lavoro, anche su una seconda SIM nello stesso telefono. Così puoi avere WhatsApp personale e WhatsApp Business affiancati, ognuno con il suo numero.
- Il numero che già usi, spostato su WhatsApp Business. Funziona, ma da quel momento le chat personali passano anche loro sull’app di lavoro.
Le funzioni che ti fanno risparmiare tempo
Le trovi tutte nelle impostazioni dell’app, nella sezione degli strumenti per l’attività.
Messaggio di benvenuto
Parte da solo quando un cliente ti scrive per la prima volta, o quando non ti scrive da un po’. Serve a dire subito «ti ho visto, ti rispondo», così la persona non si sente ignorata.
Messaggio di assenza
Parte quando sei chiuso o in ferie. Puoi deciderlo tu: sempre, solo fuori dagli orari di apertura o in un periodo preciso.
Risposte rapide
Salvi una risposta, le dai una scorciatoia (per esempio «/orari») e quando la scrivi in chat compare il testo completo. Ideali per orari, indirizzo, prezzi base, come prenotare.
Etichette
Colori e nomi da mettere alle chat: «nuovo cliente», «preventivo da mandare», «pagato», «da richiamare». A fine giornata apri l’etichetta e vedi subito chi aspetta una tua risposta.
Catalogo
Una vetrina dentro WhatsApp: prodotti o servizi con foto, descrizione e prezzo. Il cliente la apre dal tuo profilo e ti scrive già sapendo cosa vuole. Utile per negozi, pasticcerie, fioristi, ma anche per i servizi (un parrucchiere può mettere tagli e trattamenti).
Link e codice QR
WhatsApp Business ti dà un link diretto alla chat con te e un codice QR. Mettili sul sito, sulla scheda Google, su Instagram, sui biglietti da visita e sul bancone: chi li apre si ritrova la chat già pronta. Se hai la scheda Google, il collegamento si aggiunge anche lì: lo spieghiamo nella guida su come aggiungere la tua attività su Google.
Liste broadcast
Mandi lo stesso messaggio a più clienti insieme, ma ognuno lo riceve in privato, come un messaggio normale. Arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica: è pensato per chi ti conosce già, non per chi non ti ha mai scritto.
Dal computer
Puoi usare WhatsApp Business anche dal computer, con WhatsApp Web o l’app per computer, e collegare altri dispositivi allo stesso account. Comodo se a rispondere siete in due.
Messaggi pronti da copiare
Copiali, cambia le parole tra parentesi quadre e incollali negli strumenti dell’app.
- Messaggio di benvenuto: «Ciao, grazie per averci scritto! Sono [nome] di [nome attività]. Ti rispondo appena posso, di solito entro [un’ora]. Se vuoi prenotare, scrivimi giorno e orario che preferisci.»
- Messaggio di assenza (fuori orario): «Ciao! In questo momento siamo chiusi: ti rispondiamo domani dalle [9:00]. I nostri orari: [lun–ven 9–19, sab 9–13]. Se è urgente, chiama il [numero].»
- Messaggio di assenza (ferie): «Ciao! Siamo in ferie fino al [giorno]. Leggiamo tutti i messaggi al rientro e ti rispondiamo in ordine di arrivo. Buona giornata!»
- Risposta rapida «/orari»: «Siamo aperti [lun–ven 9–19, sab 9–13]. Ci trovi in [via, numero, città]: [link della mappa].»
- Risposta rapida «/prenota»: «Per prenotare scrivimi il servizio, il giorno e l’orario che preferisci: ti confermo la disponibilità il prima possibile.»
- Risposta rapida «/recensione»: «Grazie per essere venuto da noi! Se ti sei trovato bene, ci aiuti con una recensione su Google? Ci vuole un minuto: [link per la recensione].»
Gli errori da evitare
- Profilo vuoto. Senza orari, indirizzo e foto, il profilo sembra quello di un privato. Completalo il primo giorno.
- Messaggi a chi non li ha chiesti. Mandare promozioni a persone che non ti hanno dato il permesso infastidisce, ti fa bloccare e WhatsApp può limitare il tuo account. Scrivi a chi è già cliente o ti ha chiesto di essere avvisato.
- Rispondere dopo giorni. Il messaggio automatico aiuta, ma non sostituisce la risposta. Meglio una risposta breve oggi che una lunga dopodomani.
- Il numero nascosto. Se il link a WhatsApp non c’è sul sito e sulla scheda Google, chi ti cerca deve copiare il numero a mano. Molti non lo fanno.
- Audio lunghissimi. Comodi per te, scomodi per chi è in ufficio o sui mezzi. Per orari, prezzi e indirizzi meglio il testo.
Vantaggi e svantaggi
Vantaggi
- È gratis e la usano già tutti i tuoi clienti.
- Separa il lavoro dalla vita privata.
- Ti fa sembrare più organizzato: profilo completo, risposte veloci, orari chiari.
- Le etichette ti aiutano a non dimenticare nessuno.
Svantaggi
- Un numero può stare su una sola app: serve decidere quale usare per il lavoro.
- Se le chat sono tante, diventa un lavoro: va guardata ogni giorno.
- Le liste broadcast arrivano solo a chi ha salvato il tuo numero.
- Per i messaggi a centinaia di clienti insieme servono gli strumenti a pagamento.
Domande frequenti
WhatsApp Business è davvero gratis?
Sì: l’app e le funzioni di base non costano niente. Sono a pagamento solo alcuni servizi in più, facoltativi, pensati soprattutto per aziende grandi.
Posso usare lo stesso numero del mio WhatsApp?
Sì, ma non su tutte e due le app insieme: un numero sta o su WhatsApp o su WhatsApp Business. Se lo sposti su Business, puoi portarti dietro le chat.
Perdo le chat se passo a WhatsApp Business?
No, se lo fai sullo stesso telefono con lo stesso numero: l’app ti propone di trasferirle. Prima fai comunque un backup, per sicurezza.
Posso usarlo dal computer?
Sì, con WhatsApp Web o con l’app per computer, collegando il computer al telefono con un codice QR.
Posso avere WhatsApp e WhatsApp Business sullo stesso telefono?
Sì, se hai due numeri diversi (per esempio con due SIM): uno per WhatsApp personale, uno per WhatsApp Business.
In sintesi
WhatsApp Business è il WhatsApp di sempre con gli strumenti di un’attività: profilo completo, messaggi automatici, risposte rapide, etichette e catalogo. È gratis, si attiva in dieci minuti e ti aiuta a rispondere meglio senza passare la giornata al telefono. Il passo in più è farti trovare: link a WhatsApp sul sito, sulla scheda Google e sui social.
Vuoi che arrivino più messaggi? Con le campagne Facebook e Instagram l’annuncio apre direttamente la chat su WhatsApp.
Se il tuo sito non ha ancora un pulsante per scriverti su WhatsApp, o non sai se i clienti lo trovano, parti da qui.
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